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Haftnotizen

Projekte verwirklichen

Marleen Langemann

Du hast schon Ideen gesammelt und befindest dich mitten im Geschehen? Es ist gesund seinem Projekt Struktur zu verleihen und hin und wieder eine Zwischenbilanz zu ziehen. Hier findest du einige Methoden, um deinem Prozess mehr Effektivität zu verleihen: 

 

Das Flussdiagramm

Ein Prozess-Flussdiagramm ist eine Methode, den Arbeitsweg eines Projektes detailliert darzustellen und den Überblick über einzelne Arbeitsschritte zu behalten. Mit den Haftnotizen wird deine Planung auf ein hohes visuelles Niveau gehoben. 

Das Prinzip:

1. Lege Symbole zur Prozessdarstellung fest:

a. Ellipsen stehen für den Beginn oder das Ende eines Prozesses.

b. Rechtecke stehen für Anweisungen oder Aktionen.

c. Rauten stehen für Entscheidungen, die getroffen werden müssen. 

Innerhalb des Flussdiagramms werden diese Symbole durch Pfeile miteinander verbunden. 

2. Definiere mit deinem Team das zu bearbeitende Thema oder Projekt. Anschließend notiert sich jedes Teammitglied Gedanken zu den wesentlichen Arbeitsschritten. 

3. Schreibe bei der Erstellung des Diagramms „Start“ auf einen ellipsenförmige Haftnotiz. Diese wird dann auf die linke Seite des Boards geheftet. 

4. Verbinde den Start mithilfe eines Pfeils mit der ersten Aktion oder Frage. Wähle, abhängig von der Aktion, ein Rechteck oder eine Raute für die Aktion aus. 

5. Fahre mit dem Flussdiagramm auf diese Weise fort. Gliedere die Aktionen dabei in der chronologischen Reihenfolge. Halte außerdem alle Beschlüsse und Entscheidungen auf dem Board fest. Einige Entscheidungen können z multiplen Ergebnissen  führen, die demnach mehrere Abzweige entstehen lassen. Stelle alles bis ins Detail dar und verbinde sie mit Pfeilen. 

6. Ist der Prozess komplett dargestellt, heftest eine ellipsenförmige Haftnotiz mit der Aufschrift „Ende“ an das Board.

7. Analysiert das Flussdiagramm mit deinem Team. Fehlt ein Detail? Sind Arbeitsaufträge richtig verteilt? Kann der Prozess an einigen Stellen optimiert werden?

Das Design des Flussdiagrammes ist variierbar. Verschiedenfarbige Haftnotizen können bestimmt Aspekte verstärken. Die Haftnotizen bieten den Vorteil, dass das Verschieben von Arbeitsschritten ohne großen Aufwand möglich ist. 

 

Die SWOT-Analyse mit Haftnotizen

Wenn sich ein Projekt in der Prüfungsphase befindet, hilft eine SWOT-Analyse dabei, die Vor- und Nachteile zu identifizieren. SWOT steht für Strength (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Gefahren). Diese Kategorien helfen dir dabei, klar und objektiv die jeweiligen Elemente zu analysieren. Die SWOT-Analyse findet viele Einsatzbereiche. Ob bei Businesspläne, Projekte, Ideen oder der Bewerberwahl, sie ist flexibel einsetzbar. Sie kann von Einzelpersonen oder einem kleinen Team  verwendet werden, um auf verschiedenen Blickwinkeln an das Projekt heranzugehen. 

Das Prinzip:

1. Wähle das Thema aus, das analysiert werden soll. Verwende Haftnotizen, um die vier Kategorien „Stärken“, „Schwächen“, “Chancen“ und „Gefahren“ zu erstellen. 

2. Verwende die Brainstorming-Methode um die Stärken zu analysieren. Was sind die Vorteile?

3. Führe ein Brainstorming zu den Schwächen durch. Was sind die Nachteile?

4. Identifiziere durch Brainstorming die Chancen. Welche Aspekte du optimieren und worauf kannst du bauen?

5. Zum Schluss nutzt du die Brainstorming-Methode, um die Gefahren festzustellen. Welche Risiken oder Probleme könnten sich erschließen?

Schlussendlich verfügst du über vier listen, die visualisieren, ob deine Idee Erfolg verspricht, oder eine riskante Entscheidung darstellen.

 

Probleme lösen mit dem Fischgrätendiagramm

Dein Projekt befindet sich in der Realisierung und ein Problem ist aufgetaucht? Das Fischgrätendiagramm hilft dir das Problem in Angriff zu nehmen. 

Auf diese Weise findest du die Lösung:

1. Ermittel ggf. mit deinem Team, worin das Problem besteht. Beachtet außerdem, zu welchem Zeitpunkt das Problem aufgetreten ist. Verwendet für die Darstellung eine große Unterlage, um euer Diagramm erweitern zu können.

2. Notiere als Überschrift des Diagramms das Problem auf einer Haftnotiz. Ziehe von der Mitte des Boards eine horizontale Linie. Diese Linie funktioniert als „Wirbelsäule“ des Fischgrätendiagramms. Das Team orientiert sich bei der Problemlösung an dieser Linie. 

3. Faktoren, die zum Problem beitragen könnten, werden nun im Team diskutiert und identifiziert. Tragt so viele Faktoren wie möglich zusammen. 

4. Platziere die Haftnotizen, auf denen die Faktoren notiert sind, entlang der „Wirbelsäule“. 

5. Beginnt nun als Team das Brainstorming, um die potentiellen Ursache jeder dieser Faktoren zu identifizieren. Schreibe diese Ursachen auf jeweils eine Haftnotiz und füge sie dem entsprechenden Faktor hinzu. 

Schlussendlich verfügt euer Team eine visuelle Darstellung des Problems und dessen Lösung. Aufgrund der detaillierten Darstellung, können einzelne Prozesse visualisiert werden. Außerdem können auf diese Weise potentielle Ursachen und Faktoren aufgedeckt und näher untersucht werden.