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Büroorganisation

6 Methoden, um produktiver zu Arbeiten

Marleen Langemann

Die Aufgaben eines Arbeitstages können sich schnell anhäufen, sich in den nächsten Tag ziehen und Stress verursachen. Wie Sie Ihre Aufgaben gut organisieren können, um dem Stress entgegenzuwirken, zeige ich Ihnen in 6 einfachen Methoden.

 

Die Stressbelastung minimieren

Um ein Ziel zu erreichen, braucht es eine gute Zusammenarbeit. Doch wie verteilt man in seinem Team die Aufgaben am besten? Als aller Erstes liegt es auf der Hand, dass man alle Aufgaben gebündelt niederschreibt. Erstellen Sie eine Liste mit den Aufgaben. Welche To-Dos können an Mitarbeiter verteilt werden, deren Aufgabenbereiche eventuell vielleicht besser darauf abgestimmt sind?

Erstellen Sie eine Delegationsliste auf einer linierten Haftnotiz. Verteilen Sie Aufgaben an Mitarbeiter der passenden Arbeitsbereiche. Wägen Sie ab, ob es bei gewissen Aufgaben vielleicht Sinn macht, jemanden zu schulen. Diese Vorgehensweise wird langfristig Zeit sparen und Ihnen Stress abnehmen. Auf diese Weise können Sie sich auf Aufgaben fokussieren, die Sie tun können.

 

Die 1-3-5-Regel

Auf Sie warten Aufgaben verschiedener Prioritäten? Die 1-3-5-Regel hilft Ihnen dabei, jedes Problem zu seiner Deadline erledigt zu haben. Bei der Planung der zu behandelnden Aufgaben behalten Sie stätig folgendes Prinzip im Hinterkopf: Planen Sie pro Tag eine große Aufgabe, drei mittlere Aufgaben und fünf kleine Aufgaben. Schreiben Sie diese auf farbige Haftnotizen - Prio 1 auf eine Rote, Prio 2 auf eine gelbe und Prio 3 auf eine Grüne. Heftes Sie die Haftnotiz an einen gut sichtbaren Ort und verschließen Sie Ihre übrigen To-Dos. Auf diese Weise haben Sie nur die Aufgaben mit der höchsten Priorität für diesen Tag vor Augen und werden von den übrigen Aufgaben nicht unter Druck gesetzt.

 

Schritt für Schritt ans Ziel

Jede To-Do-Liste hat Aufgaben, die sich ständig wiederholen, weil sie nie erledigt werden wollen.  So einfach es auch klingt: unterteilen Sie Ihre Aufgabe in einzelne Schritte.

Wenn Sie etwas wie „Yoga machen“ auf die Liste schreiben und sonst nie Yoga machen, wird es schwierig sein, damit zu beginnen. Es wird viel einfacher, wenn Sie die Aufgabe in seine einzelnen Schritte unterteilen. Erstellen Sie eine einfache Aktivitätenliste auf einer Haftnotiz: "online eine Yoga Schule in der Nähe suchen", "online bei dem Kurs anmelden", "eine Yogamatte kaufen" und "zu dem festgelegten Termin zum Kurs gehen". Setzen Sie den einfachsten Schritt zu Beginn der Haftnotiz fest. Auf diese Weise fällt es Ihnen leichter, dem Ziel entgegenzugehen.

 

Die Zwei- Minuten- Regel

Wenn es Ihnen schwer fällt am Arbeitstag den ersten Schritt zu machen, wird Ihnen die Zwei-Minuten-Regel dabei helfen. Sie macht es einfach, produktiv zu werden. Wenn Sie dabei sind Ihre Liste auf eine Haftnotiz zu schreiben, fragen Sie sich bei jeder Aufgabe, ob es in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann. Beantworten Sie die Frage mit „Ja“, erledigen Sie diese Aufgabe sofort. Fallen Ihnen beim Notieren mehrere 2-Minuten-Aufgaben ein, schreiben Sie diese auf und markieren Sie sie farblich, um sie visuell hervorzuheben. Widmen Sie sich beim Abarbeiten der Aufgabenliste zuerst den farblich markierten Aufgaben. Sind diese erledigt, können Sie sich den zeitintensiveren Aufgaben zuwenden.

 

Am Abend die To-Do-Liste erstellen

Erstellen Sie Ihre To-Do-Liste für den nächsten Tag am Vorabend.

Starten Sie lieber in den Tag mit dem Wissen, dass schon alles geplant und durchgedacht ist? Es kann entmutigend sein, sich am Morgen damit zu beschäftigen, was noch alles auf einen zukommt.

Schreiben Sie am Vorabend die 6 wichtigsten Aufgaben auf einen Notizblock. Markieren Sie diese nach ihrer Priorität und kleben Sie sie an einen Ort, den Sie am Morgen nicht übersehen. Starten Sie den nächsten Tag produktiv und motivieren Sie sich auf diese Art den Tag zu meistern. Am Ende des Tages notieren Sie unerledigte Aufgaben auf einem weiteren Blatt und ergänzen sie mit den weiteren Aufgaben, sodass Sie wieder auf 6 Aufgaben für den nächsten Tag kommen.

 

Die erste Aufgabe zuerst

Springen Sie ins kalte Wasser und erledigen Sie die Aufgabe mit höchster Priorität als erstes.  Haben Sie am Vorabend Ihre Liste mit wichtigen Aufgaben auf eine Haftnotiz geschrieben und diese nach Priorität sortiert, sollte die wichtigste Aufgabe ganz Oben stehen. Erledigen Sie diese gleich als erstes, sodass Sie sie mit frischer Motivation in Angriff nehmen können.

 

Mit diesen 6 Tipps können Sie Ihren täglichen Erfolg bestimmen, ohne darauf verzichten zu müssen zu bestimmen, was Sie tun möchten: das Gesamtbild im Überblick behalten und sich von langfristigen Zielen inspirieren zu lassen.

 

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