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Büroorganisation

6 Methoden, um produktiver zu Arbeiten

Die Aufgaben eines Arbeitstages können sich schnell anhäufen, sich in den nächsten Tag ziehen und Stress verursachen. Wie du deine Aufgaben gut organisieren kannst, um dem Stress entgegenzuwirken, zeige ich dir in 6 einfachen Methoden.

 

Die Stressbelastung minimieren

Um ein Ziel zu erreichen, braucht es eine gute Zusammenarbeit. Doch wie verteilt man in seinem Team die Aufgaben am besten? Als aller Erstes liegt es auf der Hand, dass man alle Aufgaben gebündelt niederschreibt. Erstelle eine Liste mit den Aufgaben. Welche To-Dos können an Mitarbeiter verteilt werden, deren Aufgabenbereiche eventuell vielleicht besser darauf abgestimmt sind?

Erstelle eine Delegationsliste auf einer linierten Haftnotiz. Verteile Aufgaben an Mitarbeiter der passenden Arbeitsbereiche. Wäge ab, ob es bei gewissen Aufgaben vielleicht Sinn macht, jemanden zu schulen. Diese Vorgehensweise wird langfristig Zeit sparen und dir Stress abnehmen. Auf diese Weise kannst du dich auf Aufgaben fokussieren, die du tun kannst.

 

Die 1-3-5-Regel

Auf dich warten Aufgaben verschiedener Prioritäten? Die 1-3-5-Regel hilft dir dabei, jedes Problem zu seiner Deadline erledigt zu haben. Bei der Planung der zu behandelnden Aufgaben behälst du stätig folgendes Prinzip im Hinterkopf: Plane pro Tag eine große Aufgabe, drei mittlere Aufgaben und fünf kleine Aufgaben. Schreibe diese auf farbige Haftnotizen - Prio 1 auf eine Rote, Prio 2 auf eine gelbe und Prio 3 auf eine Grüne. Hefte die Haftnotiz an einen gut sichtbaren Ort und verschließe deine übrigen To-Dos. Auf diese Weise hast du nur die Aufgaben mit der höchsten Priorität für diesen Tag vor Augen und wirst von den übrigen Aufgaben nicht unter Druck gesetzt.

 

Schritt für Schritt ans Ziel

Jede To-Do-Liste hat Aufgaben, die sich ständig wiederholen, weil sie nie erledigt werden wollen.  So einfach es auch klingt: unterteile deine Aufgabe in einzelne Schritte.

Wenn du etwas wie „Yoga machen“ auf die Liste schreibst und sonst nie Yoga machst, wird es schwierig sein, damit zu beginnen. Es wird viel einfacher, wenn du die Aufgabe in ihre einzelnen Schritte unterteilst. Erstelle eine einfache Aktivitätenliste auf einer Haftnotiz: "online eine Yoga Schule in der Nähe suchen", "online bei dem Kurs anmelden", "eine Yogamatte kaufen" und "zu dem festgelegten Termin zum Kurs gehen". Setze den einfachsten Schritt zu Beginn der Haftnotiz fest. Auf diese Weise fällt es dir leichter, dem Ziel entgegenzugehen.

 

Die Zwei- Minuten- Regel

Wenn es dir schwer fällt am Arbeitstag den ersten Schritt zu machen, wird dir die Zwei-Minuten-Regel dabei helfen. Sie macht es einfach, produktiv zu werden. Wenn du dabei bist deine Liste auf eine Haftnotiz zu schreiben, frage dich bei jeder Aufgabe, ob sie in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann. Beantwortest du die Frage mit „Ja“, erledige diese Aufgabe sofort. Fallen dir beim Notieren mehrere 2-Minuten-Aufgaben ein, schreibe diese auf und markiere sie farblich, um sie visuell hervorzuheben. Widme dich beim Abarbeiten der Aufgabenliste zuerst den farblich markierten Aufgaben. Sind diese erledigt, kannst du dich den zeitintensiveren Aufgaben zuwenden.

 

Am Abend die To-Do-Liste erstellen

Erstelle deine To-Do-Liste für den nächsten Tag am Vorabend.

Startest du lieber in den Tag mit dem Wissen, dass schon alles geplant und durchgedacht ist? Es kann entmutigend sein, sich am Morgen damit zu beschäftigen, was noch alles auf einen zukommt.

Schreibe am Vorabend die 6 wichtigsten Aufgaben auf einen Notizblock. Markiere diese nach ihrer Priorität und klebe sie an einen Ort, den du am Morgen nicht übersiehst. Starte den nächsten Tag produktiv und motiviere dich auf diese Art den Tag zu meistern. Am Ende des Tages notierst du unerledigte Aufgaben auf einem weiteren Blatt und ergänzt sie mit den weiteren Aufgaben, sodass du wieder auf 6 Aufgaben für den nächsten Tag kommst.

 

Die erste Aufgabe zuerst

Spring ins kalte Wasser und erledige die Aufgabe mit höchster Priorität als erstes. Hast du am Vorabend deine Liste mit wichtigen Aufgaben auf eine Haftnotiz geschrieben und diese nach Priorität sortiert, sollte die wichtigste Aufgabe ganz oben stehen. Erledige diese gleich als erstes, sodass du sie mit frischer Motivation in Angriff nehmen kannst.

 

Mit diesen 6 Tipps kannst du deinen täglichen Erfolg bestimmen, ohne darauf verzichten zu müssen zu bestimmen, was du tun möchtest: das Gesamtbild im Überblick behalten und dich von langfristigen Zielen inspirieren zu lassen.

 

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